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Privacy Policy
Last updated: 29 August 2026 · Applies to montrealcigarclub.ca, mtlcigarclub.ca and mtlcigarclub.com
1. Who we are
The Montreal Cigar Club (“the Club”, “we”) is a private members’ society based in Montréal, Québec, Canada. This policy explains how we handle personal information in accordance with Québec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector (as amended by Law 25) and the federal PIPEDA.
Person in charge of the protection of personal information: The Founding Curator — [email protected].
2. What we collect and why
| Information | When | Purpose |
|---|
| Name, email, telephone (optional), desired tier, notes about your palate | Membership application form | To evaluate your application and contact you about it |
| Name, email, number of seats, member ID (optional), dietary notes | Event RSVP form | To manage seating and contact you about the salon |
| Confirmation that you are 18+ | Age gate and forms | Legal compliance (tobacco products, adults only) |
| IP address, country, browser type, timestamp | Every form submission | Fraud and abuse prevention, rate limiting |
| Language preference and age-gate confirmation | Browsing | Stored in your browser only (localStorage); never sent to us |
We do not use advertising trackers, analytics cookies, or social media pixels. Our hosting provider (Cloudflare) processes connection data to deliver and protect the site.
3. Consent
By submitting a form you consent to the collection and use described above. You may withdraw consent at any time by writing to us; we will then stop processing your application or reservation.
4. Sharing and storage
Personal information is stored on Cloudflare infrastructure and may be processed outside Québec, including in the United States. It is accessible only to the Club’s founding committee. We do not sell, rent, or share personal information with third parties for their own purposes.
5. Retention
Applications are kept for 12 months after a decision; RSVP records for 12 months after the event; abuse-prevention logs for 90 days. Member records are kept for the duration of membership plus 2 years, unless a longer period is required by law.
6. Your rights
You may request access to, correction of, or deletion of your personal information, and you may ask that we stop using it. Write to [email protected]. We respond within 30 days. You may also lodge a complaint with the Commission d’accès à l’information du Québec.
7. Security
All traffic is encrypted (TLS). Submissions are stored in encrypted storage with access restricted by secret credentials. In the event of a confidentiality incident presenting a risk of serious injury, we will notify affected persons and the Commission as required by law.
8. Minors
This site and the Club’s services are intended exclusively for persons 18 years of age or older. We do not knowingly collect information from minors; any such information will be deleted upon discovery.
9. Changes
We may update this policy; the date above indicates the current version. Material changes will be posted on this page.
Mentions légales
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 29 août 2026 · S’applique à montrealcigarclub.ca, mtlcigarclub.ca et mtlcigarclub.com
1. Qui nous sommes
Le Club de Cigare de Montréal (« le Club », « nous ») est une société privée réservée aux membres, établie à Montréal (Québec) Canada. La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et à la LPRPDE fédérale.
Responsable de la protection des renseignements personnels : le curateur fondateur — [email protected].
2. Ce que nous recueillons et pourquoi
| Renseignement | Quand | Finalité |
|---|
| Nom, courriel, téléphone (facultatif), niveau souhaité, notes sur votre palais | Formulaire de demande d’adhésion | Évaluer votre demande et vous contacter à ce sujet |
| Nom, courriel, nombre de places, no de membre (facultatif), restrictions alimentaires | Formulaire de réservation | Gérer les places et vous contacter au sujet du salon |
| Confirmation que vous avez 18 ans ou plus | Contrôle d’âge et formulaires | Conformité légale (produits du tabac, adultes seulement) |
| Adresse IP, pays, type de navigateur, horodatage | Chaque envoi de formulaire | Prévention de la fraude et des abus, limitation du débit |
| Préférence de langue et confirmation d’âge | Navigation | Conservées dans votre navigateur seulement (localStorage) ; jamais transmises |
Nous n’utilisons ni traceurs publicitaires, ni témoins d’analyse, ni pixels de médias sociaux. Notre hébergeur (Cloudflare) traite les données de connexion pour diffuser et protéger le site.
3. Consentement
En soumettant un formulaire, vous consentez à la collecte et à l’utilisation décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant ; nous cesserons alors de traiter votre demande ou votre réservation.
4. Communication et conservation
Les renseignements personnels sont conservés sur l’infrastructure de Cloudflare et peuvent être traités hors du Québec, y compris aux États-Unis. Seul le comité fondateur du Club y a accès. Nous ne vendons, ne louons ni ne communiquons vos renseignements à des tiers pour leurs propres fins.
5. Durée de conservation
Les demandes d’adhésion sont conservées 12 mois après la décision ; les réservations, 12 mois après l’événement ; les journaux de prévention des abus, 90 jours. Les dossiers des membres sont conservés pendant la durée de l’adhésion plus 2 ans, sauf obligation légale plus longue.
6. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification ou leur suppression, et demander que nous cessions de les utiliser. Écrivez à [email protected]. Nous répondons dans les 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
7. Sécurité
Tout le trafic est chiffré (TLS). Les envois sont conservés dans un stockage chiffré dont l’accès est restreint par des identifiants secrets. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et la Commission, comme l’exige la loi.
8. Mineurs
Ce site et les services du Club s’adressent exclusivement aux personnes de 18 ans et plus. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès de mineurs ; tout renseignement de ce type sera supprimé dès sa découverte.
9. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique ; la date ci-dessus indique la version en vigueur. Les changements importants seront publiés sur cette page.